Hóa đơn là giấy tờ vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp kinh doanh. Có nhiều cách để kế toán tự tạo hóa đơn để gửi cho khách hàng của mình. Trong đó, tạo mẫu hóa đơn bằng Excel vẫn là cách phổ biến được nhiều người lựa chọn.
Excel hỗ trợ rất nhiều mẫu Hóa đơn có sẵn để người dùng sử dụng. Nếu bạn không muốn sử dụng các mẫu Hóa đơn có sẵn trong Excel thì các bạn có thể tự thiết kế riêng bằng excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách lập hóa đơn bán hàng bằng excel.
Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo bài viết về lập trình VBA trong Excel thông qua các ví dụ với đầy đủ code kèm giải thích tại đây.
Bước 1: Mẫu hóa đơn của chúng tôi bao gồm 6 cột. Cột A: 70 pixel, Cột B: 420 pixel, Cột C: 100 pixel, Cột D: 110 pixel, Cột E: 110 pixel, Cột F: 110 pixel. Bấm vào đường viền bên phải của tiêu đề cột để thay đổi độ rộng cột.
Bước 2: Nhập một số dữ liệu về thông tin người mua và người bán (Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, mã số thuế...)
Bước 3: Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm Font (Phông chữ), bạn có thể sử dụng các lệnh khác nhau để thay đổi kích thước phông chữ, kiểu phông chữ, thêm đường viền, thay đổi màu nền, v.v.
Bước 4: Để xóa các đường lưới, hãy chọn tất cả các ô bằng cách nhấp vào ô vuông phía trên hàng 1 và bên trái cột A và thay đổi màu nền thành màu trắng.
Bước 5: Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm Alignment (Căn chỉnh), bạn có thể sử dụng các lệnh khác nhau để căn chỉnh văn bản.
Bước 6: Chọn phạm vi F19:F39 và thay đổi định dạng số thành Account (Kế toán).
Bước 7: Nhập hàm TODAY() vào ô D4.
Bước 8: Nhập hàm SUM vào ô F39. Để đạt được điều này, hãy chọn ô F39, nhập =SUM(; chọn phạm vi F19:F38; đóng bằng dấu ")" và nhấn phím Enter.
Đây là giao diện của bảng tính. Nếu bạn chọn mã sản phẩm từ một trong các danh sách thả xuống trong ô A20 đến A38, Excel sẽ tự động điền thông tin sản phẩm.
Dưới đây chúng tôi sẽ giải thích cách chúng tôi tự động hóa việc nhập thông tin sản phẩm.
Bước 1: Trên trang tính Sản phẩm, nhập thông tin sản phẩm.
Bước 2: Trên trang tính Hóa đơn, chọn các ô từ A20 đến A38.
Bước 3: Trên tab Data (Dữ liệu), trong nhóm Data Tools (Công cụ Dữ liệu), nhấp vào Data Validation (Xác thực Dữ liệu).
Bước 4: Trong hộp Allow (Cho phép), nhấp vào mũi tên trỏ xuống và chọn List (Danh sách).
Bước 5: Nhấp vào hộp Source (Nguồn) và chọn phạm vi A2:A10 trên trang Sản phẩm.
Bước 6: Thay đổi thủ công 10 thành 1048576 (hoặc bất kỳ số lớn nào khác) để bao gồm nhiều ô hơn. Bây giờ bạn có thể thêm bao nhiêu sản phẩm mới tùy thích.
Bước 7: Sau đó, Nhấn vào nút OK.
Bước 8: Trên trang tính Hóa đơn, chọn ô B20 và nhập công thức bên dưới.
=IF(ISBLANK(A20);"";VLOOKUP($A20;Sanpham!$A:$D;2;FALSE))
Giải thích: Nếu ô A20 trống, công thức sẽ trả về một chuỗi rỗng. Nếu không, hàm VLOOKUP sẽ tìm số Sản phẩm (1000) ở cột ngoài cùng bên trái của phạm vi $A:$D (cột từ A đến D) trên trang tính Sản phẩm và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ hai ( col_index_num được đặt thành 2).
Bước 9: Trên trang tính Hóa đơn, chọn ô C20 và nhập công thức bên dưới.
=IF(ISBLANK(A20);"";VLOOKUP($A20;Sanpham!$A:$D;3;FALSE))
Giải thích: Công thức này gần giống như công thức trước. Lần này nó trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ ba (col_index_num được đặt thành 3). Nếu ô A20 trống, công thức sẽ trả về một chuỗi rỗng. Nếu không, hàm VLOOKUP sẽ tìm số Sản phẩm (1000) ở cột ngoài cùng bên trái của phạm vi $A:$D (cột từ A đến D) trên trang tính Sản phẩm và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ ba ( col_index_num được đặt thành 3).
Bước 10: Trên trang tính Hóa đơn, chọn ô E20 và nhập công thức bên dưới.
=IF(ISBLANK(A20);"";VLOOKUP($A20;Sanpham!$A:$D;4;FALSE))
Giải thích: Công thức này gần giống như công thức trước. Lần này nó trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ tư (col_index_num được đặt thành 4). Nếu ô A20 trống, công thức sẽ trả về một chuỗi rỗng. Nếu không, hàm VLOOKUP sẽ tìm số Sản phẩm (1000) ở cột ngoài cùng bên trái của phạm vi $A:$D (cột từ A đến D) trên trang tính Sản phẩm và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ tư ( col_index_num được đặt thành 4).
Bước 11: Trên trang tính Hóa đơn, chọn ô F20 và nhập công thức bên dưới.
=IF(ISBLANK(A20);"";D20*E20)
Giải thích: Nếu ô A20 trống, công thức sẽ trả về một chuỗi rỗng. Nếu không, nó trả về tích của Giá và Số lượng.
Bước 12: Để sao chép công thức sang các ô khác thì trên trang tính Hóa đơn hãy chọn phạm vi B20:F20 và kéo nó xuống hàng 38. Sau đó, bạn nhập lại số liệu cho cột Số lượng (cột D).